Kiat menjadi Pegawai Administrasi Profesional

     Profesional adalah seseorang yang memiliki suatu profesi tertentu, juga dapat digunakan untuk pengertian suatu aktivitas yang menerima bayaran.
 
Profesi sendiri merupakan pekerjaan yang membutuhkan pelatihan dan penguasaan terhadap suatu pengetahuan khusus. Suatu profesi biasanya memiliki asosiasi profesi, kode etik, serta proses sertifikasi dan lisensi yang khusus untuk bidang profesi tersebut.
 
     Ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk bisa menjadi pegawai Administrasi Profesional diantara yaitu:
1. Menjadi orang yang efisien dalam mengorganisasi pekerjaan, pengelolaan waktu, penetapan sikap yang diambil dan penyusunan prioritas kerja.
2. Memahami pemakaian software yang tepat dan dibutuhkan oleh kantor.
3. Memahami prosedur persiapan dan proses komunikasi tertulis, membuat surat, memroses surat masuk dan keluar serta menyiapkan laporan.
4. Memahami konsep dan prosedur equipment oriented – bekerja dengan e-mail, memanfaatkan kalender elektronik, voice mail, local are network (jaringan komputer lokal), online database, dan mengerti penggunaan multimedia.
5. Memahami prosedur dan tata kerja untuk bernegosiasi dengan pelanggan maupun karyawan, baik secara bertatap muka (face to face) di kantor, dalam rapat kerja, menjawab telepon, membuat janji, fan membuat perencanaan perjalanan dinas.
6. Mengoptimalkan penggunaan otomatisasi kantor  – fotokopi, scanner, facsimile.
Memanfaatkan dengan baik sumber data yang kredibel, database maupun internet dalam menggali informasi 7. yang dibutukan pekerjaan perkantoran.
8.Memahami filing dan records control – prosedur-prosedur filing, aturan, sistem, peralatan, hambatan dan penyimpanan
9. Dll.

Karakteristik Profesi
Profesi adalah pekerjaan, namun tidak semua pekerjaan adalah profesi.
Profesi mempunyai karakteristik yang membedakannya dari pekerjaan lainnya.
Daftar karakteristik ini tidak memuat semua karakteristik, namun hanya beberapa yaitu sebagai berikut:
1. Keterampilan yang berdasarkan pada pengetahuan teoretis.
2. Asosiasi Profesional.
3. Pendidikan yang ekstensif.
4. Ujian kompetensi.
5. Pelatihan Intitusional.
6. Lisensi.
7. Otonomi pekerjaan.
8. Kode etik.
9. Mengatur diri.
10. Layanan publik dan altruisme.
11. Status dan Imbalan yang tinggi.

Kearsipan Sistem Buku Agenda

KEARSIPAN SISTEM AGENDA

(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)

A. Prosedur Penanganan Surat Masuk

     Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh

suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:

1. Penerimaan Surat

    Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau

petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.

    Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.

Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.

2. Persortiran Surat

    Surat-surat yang telah diberi tanggal penerimaan tadi disortir berdasarkan tujuannya. Misalnya yang untuk direktur dan untuk bagian-bagian yang ada pada organisasi yang bersangkutan.

3. Pembukaan Surat

    Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti

tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada.

Disini tidak semua surat boleh dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas, hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat pribadi atau private atau prive.

Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat dilihat dari amplop dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja. Seperti misalnya:

Kepada

Yth. Bapak Ir. Sudirman

Kantor Depdiknas Malang

Jalan Veteran 7

Malang 63245

Atau biasanya pada sampulnya ditulis PRIVATE atau PRIVE atau yang lainnya yang menunjukkan bahwa surat tersebut surat pribadi. Sedangkan untuk yang surat dinas atau bisnis, biasanya hanya disebutkan jabatannya saja seperti misalnya:

Kepada

Yth. Direktur PT. SEMBADA

Jalan Arjuna 505

Purwokerto 53181

    Setelah surat dibuka isinya dikeluarkan, jangan lupa untuk tetap menyertakan amplopnya. Jadi isi suratnya tetap menyatu dengan amplopnya, misalnya saja dengan distaples. Tujuan menyertakan amplopnya adalah untuk:

1. mengetahui alamat si pengirim, apabila pada suratnya tidak ada alamat pengirimannya
2. menghindari hilangnya sesuatu, apabila misalnya ada lampiran yang teringgal didalam amplop.
3. Mengetahui tanggal pembuatan surat, apabila pada surat tidak tercantum tanggal pembuatan surat.
4. Mengetahui tanggal pengiriman surat, khususnya apabila dikirim melalui pos, ini dapat dijadikan bukti apabila ada protes tentang keterlambatan datangnya surat.

4. Pengagendaan Surat Masuk

    Setiap surat yang masuk akan dicatat pada Buku Agenda Surat Masuk. Adapun yang dicatat adalah nomor urut, tanggal penerimaan, tanggal surat, nomor surat, perihal surat, asal surat, tujuan surat, keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Masuk Sebagai berikut:

No	Tanggal Terima	Tanggal Surat	Nomor Surat	Perihal	Asal Surat	Tujuan	Ket
18	21/8/2008	15/8/2008	12/KH/VIII	Pajak Penjualan	Kantor Pajak Malang	Direktur

1. Pengklasifikasian Surat

     Surat-surat diklasifikasikan menurut jenisnya dan tingkat kepentingannya, misalnya surat rahasia, surat pribadi, surat dinas yang harus segera ditanggapi, surat dinas biasa, surat yang hanya berupa informasi.

5.  Pendistribusian Surat

     Aktifitas disini adalah menyampaikan surat-surat ke alamat yang dituju. Tentang alamat yang dituju ada dua kemungkinan, yaitu perorangan, seperti untuk direktur/pimpinan, dan beberapa orang lainnya.

Untuk surat-surat yang ditujukan kepada pimpinan, sebaiknya dalam penyampaiannya disusun berdasarkan pengklasifikasian. Susunannya dimulai dyang paling penting sampai ke yang kurang penting dan ditrmpatkan pada sebuah map khusus.

     Untuk mendistribusikan surat kepada bagian-bagian  yang ada pada suatu organisasi, biasanya ditempuh dengan cara menggunakan Buku Ekspedisi Intern. Buku ini mencatat tentang identitas surat, tujuan surat, tanda tangan/paraf penerima surat dan tanggal penerimaan surat. Contoh Buku Ekspedisi Intern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI INTERN

No	Tanggal Terima	Nomor Surat	Tujuan Surat	Tanda Tangan dan Tanggal
45	12/9/2007	89/Ps/K/IX/07	Bagian Personalia

      Sering terjadi sebuah surat perlu diketahui oleh beberapa pihak. Untuk surat yang semacam ini cara pendistribusiannya ada beberapa cara yaitu: 

a. Diperbanyak

     Surat tersebut diperbanyak sejumlah pihak yang harus mendapatkan surat tersebut,

kemudian didistribusikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Intern.

b. Menggunakan Slip Edaran

     Yang dimaksud slip edaran adalah lembaran kertas yang memuat pihak-pihak yang akan dituju oleh surat tertentu. Slip edaran ini nantinya dilampirkan pada surat yang akan diedarkan.Setiap orang yang telah membaca surat tadi harus membubuhkan tanda tangan/parafnya dan diberi tanggal, kemudian diedarkan ke orang berikutnya. Orang yang paling akhir bertugas mengembalikan surat tersebut ke tempat yang telah ditentukan atau akan ada petugas yang mengambil surat tersebut.

     Jadi disini suratnya tidak diperbanyak, tetapi diedarkan ke pihak-pihak yang dituju, dengan dilampiri slip edaran. Pada kolom catatan biasanya diisi tentang perlunya surat tersebut dibaca oleh pihak-pihak yang dituju. Misalnya: “Hanya sebagai informasi” atau “Hanya untuk diketahui”. Contoh slip edaran:

SLIP EDARAN
Tanggal                 : Tanggal Surat       : Nomor Surat         : Perihal                   :		Catatan :
No.	Tujuan	Paraf dan Tanggal

c. Menggunakan Slip Tindakan (Action Slip)

    Dengan cara ini surat tadi diperbanyak sebanyak yang diperlukan. Kemudian masing-masing copy surat tadi dilampiri Slip Tindakan atau sering juga disebut Slip Penugasan. Bentuk slip tersebut biasanya adalah seperti yang tercantum di bawah ini. Slip ini diberi tanda pada salah satu atau beberapa perintah yang harus dilakukan sehubungan dengan surat yang diedarkan.

B. Prosedur Penanganan Surat Keluar

     Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:

1.  Pembuatan konsep

     Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu

a.  Penempatan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.

b.  Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat.

c.   Mengetahui calon penerima surat.Calon penerima surat perlu di ketahui juga. Hal ini akan sangat membantu dalam memilih kata-kata dan bahasa yang cocok untuk digunakan dalam surat yang akan dibuat.

Kemudian dalam pembuatan konsep surat harus diusahakan agar konsep tersebut sudah dapat mencerminkan surat yang sesungguhnya. Maksudnya harus sudah dapat mencerminkan surat yang baik seperti, yang telah diterangkan sebelumnya.

2. Persetujuan konsep

     Setelah konsep selesai dibuat harus terlebih dahulu disetujui oleh pihak yang bertanggungjawab terhadap surat tersebut. Dalam hal ini biasanya adalah orang yang akan menandatangani surat.

Untuk surat yang isinya menyangkut lebih dari satu pihak/departeman dalam suatu organisasi biasanya konsep tersebut akan dikonsultasikan terlebih dahulu kepada pihak-pihak/departemen-departemen tadi.

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep tadi, maka pejabat yang berkepentingan terhadap surat itu akan membubuhkan parafnya pada konsep surat.

3. Pemberian nomor surat

    Setelah konsep disetujui, konsep tersebut akan dilengkapi atau diberi nomor surat. Salah satu yang perlu diperhatikan dalam pembuatan/pemberian nomor surat hendaknya yang jelas, sederhana dan mudah dimengerti serta tetap bentuknya. Nomor surat biasanya merupakan gabungan dari nomor-nomor dan kode-kode tertentu, misalnya 231/K/Ps/IX/08, yang artinya:

- 231 = nomor urut surat

- K  = surat keluar

- Ps = kode untuk surat pesanan

- IX = bulan pembuatan surat

- 08 = tahun pembuatan surat

4. Pengetikan konsep

    Setelah konsep surat diberi nomor surat, kemudian diketik. Dalam proses pengetikan ini, biasanya akan dilakukan hal-hal sebagai berikut;

• diteliti apakah semua persyaratannya telah lengkap
• dilihat berapa jumlah tembusan yang diperlukan
• memprioritaskan pengetikan surat yang lebih penting dahulu, dilihat dari segi          waktu pengirimannya dan isinya

     Setelah kegiatan hal tersebut di atas diteliti, berulang mulai proses pengetikan. Dalam proses pengetikan surat ini perlu diperhatikan bahwa bentuknya harus seragam, sesuai dengan aturan yang ada pada organisasi yang bersangkutan. Selain itu sudah barang tentu harus rapi dan tidak boleh ada kesalahan pengetikan.

Kemudian perlu diperhatikan juga, apabila surat tersebut akan dibuat dalam jumlah yang banyak, maka perlu dipikirkan cara memperbanyak.

5. Penanda tanganan surat

    Setelah konsep surat diketik dan dilengkapi dengan semua kelengkapan surat tersebut siap untuk ditandatangani. Yang dimaksud kelengkapan disini adalah antara lain: amplop, lampiran-lampiran, dan sebagainya.

Yang berhak menandatangani adalah orang yang akan bertanggungjawab terhadap

isi surat tersebut. Jadi diserahkan kembali kepada orang yang telah memberikan parafnya  pada konsep surat tersebut.

6. Pemberian cap stempel organisasi

    Setelah surat ditanda-tangani langkah berikutnya adalah diberi cap stempel organisasi, yaitu disebelah kiri atas tanda-tangan dan mengenai sebagian tanda-tangan orang yang bertanggung jawab langsung terhadap surat yang bersangkutan.

7. Pencatatan surat keluar

    Langkah berikutnya adalah pencatatan surat pada Buku Agenda Surat Keluar. Yang dicatat adalah nomor urut, tanggal, tujuan surat, perihal, nomor surat, lampiran, asal surat, dan keterangan.

Contoh Buku Agenda Surat Keluar adalah sebagai berikut:

BUKU AGENDA SURAT KELUAR

No	Tanggal	Tujuan Surat	Perihal	Nomor Surat	Lamp	Asal	Ket
1	10/09/2008	PT Setia Hati Jl Setia 45 Makasar	Penawaran Barang	03/KP/Pn/IX/08	2	Bagian Marketing

Semua surat keluar perlu dicatat padaBuku Agenda Surat Keluar, tujuannya adalah:

1. untuk mengetahui banyaknya surat yang telah dibuat
2. untuk mengontrol surat yang keluar
3. untuk mengetahui jumlah surat-surat yang telah keluar

8. Pengiriman surat

    Proses pengiriman surat secara umum ada dua macam, yaitu;

1. dikirim oleh petugas pengiriman surat
2. dikirim melalui jasa pengiriman surat

    Oleh karenanya surat-surat yang akan dikirim perlu dipisah-pisahkan terlebih dahulu, mana yang akan dikirim oleh petugas dan mana yang akan dikirim melalui jasa pengiriman.

Untuk yang dikirim melalui jasa pengiriman perlu dipisah-pisahkan lagi menurut jenis jasa pengirimannya,yaitu didasarkan kepada tingkat kepentingannya dan lama waktu pengirimannya. Seperti misalnya apabila akan menggunakan jasa pos, apakah menggunakan jenis kiriman biasa, kilat, kilat khusus, tercatat dan sebagainya. Jadi harus dapat menentukan jenis jasa pengiriman yang tepat sesuai dengan kebutuhan surat yang akan dikirim.

Adapun jasa-jasa pengiriman surat yang dapat dipergunakan adalah ada 3 kemungkinan, yaitu;

1. Perum Pos dan Giro
2. Perum Telekomunikasi
3. Jasa Pengiriman Swasta

a. Perum Pos danGiro

    Jasa yang diberikan oleh PerumPos dan Giro sehubungan dengan pengiriman surat adalah mengirimkan Surat Pos. Yang dimaksud dengan Surat Pos adalah nama himpunan umtuk surat, warkat pos, barang cetakan, surat kabar, dan bungkusan kecil.

Tentang jenis pelayanan yang disediakan antara lain adalah;

1. Biasa, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 3 hari -7 hari atau lebih, tergantung jauh dekatnya alamat tujuan.
2. Kilat, jenis pengiriman ini memakan waktu antara 1 hari – 1 minggu.
3. Kilat khusus, jenis pengiriman ini memakan waktu 24 jam. Tetapi belum semua kota di Indonesia terjangkau oleh jenis jasa ini.
4. POSPATAS, yaitu singkatan dari Pos Cepat Antar Kota Terbatas, Jasa jenis ini membutuhkan waktu maksimal 12 jam. Pelayanannya hanya antara jam 07.00 – 23.00 dan untuk kota-kota tertentu saja
5. EMS (Express Mail Service), yaitu merupakan sarana yang terpercaya untuk kecepatan dan ketepatan kiriman pos ke luar negeri. Jenis pelayanannya ada 2 macam, yaitu:

• On Schedule Service (EMS/OS)  ,yaitu pelayanan pengiriman  EMS dengan alamat dan jadwal pengiriman tertentu sesuai dengan kontrak yang dibuat antara pengirim dengan Kantor Pos dan Giro
• On Demand Service (EMS/OD), yaitu pelayanan pengiriman EMS yang dapat dilakukan setiap saat selama loket masih buka.

1. Kiriman Tercatat, yaitu jenis pengiriman yang aman, biasanya digunakan untuk mengirim dokumen atau surat yang penting dan mempunyai nilai tertentu, seperti surat perjanjian, ijasah dan sejenisnya. Jika menggunakan jasa ini, pengirim akan mendapatkan tanda bukti pengiriman. Tanda bukti ini harus disimpan, sebagai tanda bukti.

      Setiap jenis pengiriman tadi mempunyai tingkatan tarif biaya yang berbeda-beda. Tentang daftar tarif, biasanya setiap tahun Kantor Pos dan Giro menerbitkan dan diperjual belikan untuk umum. Hal lain yang mempengaruhi besar kecil biaya pengiriman adalah berat-ringannya dokumen yang  dikirim. Jadi setiap surat yang akan dikirim melalui Kantor Pos dan Giro harus ditimbang timbang terlebih dahulu, kemudian dilihat di daftar terif untuk menentukan atau memberikan jumlah perangko yang harus ditempel Penimbangan dan Pemberian perangko ini dapat dilakukan sendiri atau oleh Kator Pos dan Giro tempat mengirim.

Dalam menggunakan jasa pengiriman melalui Pos dan Giro, penulisan alamat sangat penting untuk diperhatikan. Cara penulisan alamat yang benar menurut petunjuk yang diberikan oleh Perum Pos dan Giro adalah sebagai berikut:

1. Susunan alamat agar di tulis pada bagian kanan smapul surat. Selain nama dan tempat tinggal dan alamat, juga nama gang, jalan, nomor rumah, nomor RT dan RW, Kabupaten dan Propinsi ditulis pada susunan alamat tersebut. Yang lebih penting lagi jangan lupa: Cantumkam Nomor Kode Pos pada alamat anda.  Contoh:

Kepada

Yth. Sdri. Alin Nurlina

Jl. Rumah Sakit

Gg. Sukarasa 8 RT. O7/RW. 02

Kel. Kahuripan, Kec. Tawang

Tasikmalaya 46115

Kepada

CV. BUDI PERMADI

Jl. Gelatik Dalam 42/151A

Bandung 40133

2.Sedangkan semua kiriman untuk alamat Luar Negeri, Cantumkan nama Negara tujuan dan jika ada cantumkan nomor  penyaluran pos atau nama daerah antar.

Contoh:

Miss Cindy Brewer

507 Kanthy Drive, Tecumseh

Oklahoma 74873

U.S.A

Felicia Wong Pty.Ltd

6-188. BLK 97, Whampoa Drive

Singapore 12323

b.  Perum Telekomunikasi.

Jenis jasa yang diberikan olah Perumtel antara lain adalah:

-         Telegram

-         Telex

-         Teletex, yaitu suatu jasa teleks dengan kemampuan pengiriman yang lebih cepat

-         Telefax (Facsimile), yaitu suatu jasa fotokopi jarak jauh yang dikirimkan melalui media telekomunikasi dengan kemampuan lebih cepat dan lebih murah.

-         Electronic Mail (E-Mail), pengiriman berita baik tertulis maupun bentuk suara yang memakai fasilitas gabungan telekomunikasi dan computer sehingga berita tersebut dapat disimpan dan diakses dari seluruh penjuru dunia bagi mereka yang berkepentingan. 

c. Jasa Pengiriman Swasta

    Yang dimaksud disini adalah biro-biro jasa pengiriman yang disediakan oleh pihak swasta seperti ELTEHA dan berbagai biro jasa pengiriman yang lain.

Untuk semua surat-surat yang akan dikirimkan, baik oleh petugas sendiri maupun melalui jasa pengiriman, biasanya dibuatkan atau dicatat pada buku Ekspedisi Ekstern. Buku ini mencatat surat-surat yang dikirim, kemana tujuannya, dan siapa yang menerima surat-surat tersebut. Penerima surat akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada buku tersebut sebagai bukti bahwa suratnya telah diterima. Untuk surat yang dikirim melalui jasa pengiriman, yang tanda tangan atau paraf adalah petugas di tempat jasa pengiriman.

Adapun bentuk Buku Ekspedisi Ekstern adalah sebagai berikut:

BUKU EKSPEDISI EKSTERN

No	Tgl Pengiriman	Nomor Surat	Tujuan	Paraf Penerima
23	12/09/2008	23K/M/Pr/IX/08	CV. Wardana Jalan Perkutut 56 Bandung 40133

     Demikianlah aktifitas-aktifitas yang berhubungan dengan mengelola surat keluar. Perlu diketahui bahwa prakteknya akan sangat bervariasi, tergantung pada  organisasi masing-masing. Secara umum semakin besar suatu organisasi, maka aktivitas penanganannya akan semakin kompleks dan melibatkan banyak orang.

Kearsipan Surat Dengan Menggunakan System Kartu Kendali

Surat yang telah diterima oleh Suatu instansi ataupun perusahaan dari berbagai media bisa melalui:
1. Pos
2. Email
3. Faximile
4. Telegram
5. Kurir
6. Dan lain sebagainya.
Suart yang diterima tidak hanya satu jenis saja, di suatu instansi atau lembaga biasanya menerima surat dalam jumlah yang banyak.oleh karena itu perlua adanya pegawai Adm. perkantoran disuatu lembaga atau instansi yang terkait untuk melakukan system kearsipan pada surat yang telah diterima.
Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh atau dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Staff Penerima
    Bertugas menerima semua surat dari berbagai media yang telah dijelaskan diatas, kemudian memisahkan menurut jenis surat yakni bukan surat diserahkan kepada Bagian Humas, Surat Pribadi diserahkan kepada yang bersangkutan, dan surat dinas baik Penting, Rahasia, maupun Biasa diserahkan kepada Staff Pencatat.
2. Staff Pencatat
    Setelah menerima surat dari Staff Penerima yakni baik Surat Dinas Penting, Rahasia, maupun Biasa, kemudian pada Surat Dinas Penting dibuka amplopnya diambil suratnya kemudian dibaca dan dipahami isinya, setelah itu sediakan lembar Kartu Kendali rangkap 3 dan diisi kolom-kolom yang terdapat pada Kartu Kendali tersebut kecuali pada kolom Pengolah dan Tanda tangan. kemudian diserahkan kepada Staff Pengarah.
3. Staff Pengarah
    Di bagian Staff Pengarah surat yang telah diterima dari Staff Pencatat dibaca isinya kemudian mengisi kolom Pengolah pada Kartu Kendali, setelah itu Kartu Kendali warna putih diambil kemudian disimpan, dan sisanya baik Surat, Amplop, beserta 2 Kartu Kendali yakni warna Merah dan Kuning diserahkan kepada Bagian Pengolah tepatnya kepada Staff Tata Usaha (TU).
4. Staff TU
    Setelah surat diterima surat dibaca dan dipahami pada kolom tanda tangan dilembar Kartu Kendali diberi Tanda tangan, Kartu Kendali warna merah diambil untuk disimpan sesuai abjad dan disimpan sedangkan yang warna kuning diberikan kepada Bagian Depan yakni Staff Pengolah.
5. Staff Pengolah
    Setelah menerima Kartu Kendali warna kuning dari Staff TU maka Staff Pengolah dapat memastikan bahwa surat telah sampai kepada Staff TU untuk diolah dan dapat dibuktikan dengan adanya Tandatangan dari Staff TU yang bersangkutan.
6. Staff TU
    Setelah memberikan Kartu Kendali warna kuning kepada Staff Pengolah dialnjutkan dengan menyediakan Lembar Disposisi dan mengisi kolom-kolom yang terdapat pada lembar tersebut, kecuali pada kolom alamat, instruksi, dan tanda tangan. setelah itu surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan.
7. Pimpinan
    Setelah pimpinan menerima Surat dari Staff TU beliau lalu membaca surat dan memahami setelah dipahami menentukan kebijakan dengan mengisi kolom -kolom yang terdapat pada lembar Disposisi yakni kolom instruksi, alamat dan tanda tangan. dan diserahkan kepada Staff yang beliau pilih.
8. Pelaksana (Staff yang dipilih oleh Pimpinan)
    Setelah menerima surat beserta kartu Disposisi, pelaksana membaca surat kemudian membaca kartu disposisinya lalu melaksanakan kebijakan pimpinan yang tertera pada kartu disposisi kolom instruksi. kemudian memberi tanda DEP pada surat, setelah itu surat diberikan kepada Staff Tata Usaha, sedangkan kartu disposisi disimpan.
9. Staff Tata Usaha (TU)
    Di bagian Staff Tata Usaha surat diteliti sudah ada tanda DEP atau belum, jika sudah surat dibuatkan kode arsip dan ditulis di kanan pojok atas surat dan disimpan sesuai kode simpan yang telah dibuat berdasarkan Laci, Guide, Folder, dsb.

Mengelola Dana Kas Kecil

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1 memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ). Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).

Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan

A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa.
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.
C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.

Mengelola Agenda Rapat

Mengelola Agenda Rapat

Dalam dunia Adm. Perkantoran khususnya Sekretaris haruslah dipersiapkan semaksimal mungkin dalam mengagendakan acara misal Rapat di kantor atau Perusahaan.

A. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Tujuan diadakannya rapat :

1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

C. Jenis-jenis rapat

1. berdasarkan tujuan

a. rapat penjelasan

b. rapat pemecahan masalah

c. rapat perundingan

2. berdasarkan sifat

a. rapat formal

b. rapat informal

c. rapat terbuka

d. rapat tertutup

3. berdasarkan waktu

a. rapat mingguan

b. rapat bulanan

c. rapat semester

d. rapat tahunan

4. berdasarkan frekuensi

a. rapat rutin

b. rapat insidental

5. berdasarkan nama

a. rapat kerja

b. rapat dinas

c. musyawarah kerja

D. kriteria rapat :

a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

E syarat-syarat rapat yang baik

1. persipan rapat

a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. penentuan tempat

d. akomodasi

e. konsumsi

f. media/peralatan

2. pelaksanaan rapat

a. suasana rapat berlangsung tebuka

b. para peserta rapat berperan aktif

c. adanya kendali dari ketua rapat

d. hindarka debat kusir

e. bahasa harus komunikatif

f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. adanya notulen

i. acara rapat

j. media rapat

            k. waktu

Ilmu yang didapat di SMK program Adm. Perkantoran

               1. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (Sebagian)

a) Mampu mengoperasikan komputer PC

b) Mampu mengoperasikan sistem operasi soft ware

c) Mampu menggunakan teknologi komputer untuk mengolah data, keperluan sehari-hari serta keperluan yang terkait dengan kebutuhan dunia kerja

d) Mampu mengoperasikan PC dalam suatu jaringan serta mengoperasikan web design 

2. Kewirausahaan

a) Mampu mengidentifikasi kegiatan dan peluang usaha dalam kehidupan sehari-hari, terutama yang terjadi di lingkungan masyarakatnya

b) Menerapkan sikap dan perilaku wirausaha dalam kehidupan sehari-hari di lingkungan masyarakatnya

c) Memahami sendi-sendi kepemimpinan dan mampu menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari serta menerapkan perilaku kerja prestatif dalam kehidupannya

d) Mampu merencanakan sekaligus mengelola usaha kecil/mikro dalam bidangnya

3. Dasar Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran

a) Pengetahuan Dasar Manajemen

b) Pengetahuan Dasar Akuntansi

c) Pengantar Administrasi Kantor

4. Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran

a) Kerjasama dengan kolega-kolega dan pelanggan-pelanggan

b) Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja

c) Berkomunikasi melalui telepon

d) Memberikan pelayanan kepada pelanggan

e) Mengaplikasikan dasar komunikasi

f) Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja

g) Menjaga dan melindungi budaya kerja

h) Melakukan prosedur administrasi

i) Menggunakan peralatan kantor

j) Menangani penggandaan dan pengumpulan dokumen

k) Merencanakan dan melakukan pertemuan

l) Menangani surat masuk dan surat keluar

m) Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas

n) Mencatat dikte untuk menghasilkan naskah

o) Menciptakan dan menghasilkan dokumen

p) Menghasilkan dokumen sederhana

q) Mengatur perjalanan bisnis

r) Memproses transaksi keuangan