Surat yang telah diterima oleh Suatu instansi ataupun perusahaan dari berbagai media bisa melalui:
1. Pos
2. Email
3. Faximile
4. Telegram
5. Kurir
6. Dan lain sebagainya.
Suart yang diterima tidak hanya satu jenis saja, di suatu instansi atau lembaga biasanya menerima surat dalam jumlah yang banyak.oleh karena itu perlua adanya pegawai Adm. perkantoran disuatu lembaga atau instansi yang terkait untuk melakukan system kearsipan pada surat yang telah diterima.
Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh atau dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Staff Penerima
Bertugas menerima semua surat dari berbagai media yang telah dijelaskan diatas, kemudian memisahkan menurut jenis surat yakni bukan surat diserahkan kepada Bagian Humas, Surat Pribadi diserahkan kepada yang bersangkutan, dan surat dinas baik Penting, Rahasia, maupun Biasa diserahkan kepada Staff Pencatat.
2. Staff Pencatat
Setelah menerima surat dari Staff Penerima yakni baik Surat Dinas Penting, Rahasia, maupun Biasa, kemudian pada Surat Dinas Penting dibuka amplopnya diambil suratnya kemudian dibaca dan dipahami isinya, setelah itu sediakan lembar Kartu Kendali rangkap 3 dan diisi kolom-kolom yang terdapat pada Kartu Kendali tersebut kecuali pada kolom Pengolah dan Tanda tangan. kemudian diserahkan kepada Staff Pengarah.
3. Staff Pengarah
Di bagian Staff Pengarah surat yang telah diterima dari Staff Pencatat dibaca isinya kemudian mengisi kolom Pengolah pada Kartu Kendali, setelah itu Kartu Kendali warna putih diambil kemudian disimpan, dan sisanya baik Surat, Amplop, beserta 2 Kartu Kendali yakni warna Merah dan Kuning diserahkan kepada Bagian Pengolah tepatnya kepada Staff Tata Usaha (TU).
4. Staff TU
Setelah surat diterima surat dibaca dan dipahami pada kolom tanda tangan dilembar Kartu Kendali diberi Tanda tangan, Kartu Kendali warna merah diambil untuk disimpan sesuai abjad dan disimpan sedangkan yang warna kuning diberikan kepada Bagian Depan yakni Staff Pengolah.
5. Staff Pengolah
Setelah menerima Kartu Kendali warna kuning dari Staff TU maka Staff Pengolah dapat memastikan bahwa surat telah sampai kepada Staff TU untuk diolah dan dapat dibuktikan dengan adanya Tandatangan dari Staff TU yang bersangkutan.
6. Staff TU
Setelah memberikan Kartu Kendali warna kuning kepada Staff Pengolah dialnjutkan dengan menyediakan Lembar Disposisi dan mengisi kolom-kolom yang terdapat pada lembar tersebut, kecuali pada kolom alamat, instruksi, dan tanda tangan. setelah itu surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan.
7. Pimpinan
Setelah pimpinan menerima Surat dari Staff TU beliau lalu membaca surat dan memahami setelah dipahami menentukan kebijakan dengan mengisi kolom -kolom yang terdapat pada lembar Disposisi yakni kolom instruksi, alamat dan tanda tangan. dan diserahkan kepada Staff yang beliau pilih.
8. Pelaksana (Staff yang dipilih oleh Pimpinan)
Setelah menerima surat beserta kartu Disposisi, pelaksana membaca surat kemudian membaca kartu disposisinya lalu melaksanakan kebijakan pimpinan yang tertera pada kartu disposisi kolom instruksi. kemudian memberi tanda DEP pada surat, setelah itu surat diberikan kepada Staff Tata Usaha, sedangkan kartu disposisi disimpan.
9. Staff Tata Usaha (TU)
Di bagian Staff Tata Usaha surat diteliti sudah ada tanda DEP atau belum, jika sudah surat dibuatkan kode arsip dan ditulis di kanan pojok atas surat dan disimpan sesuai kode simpan yang telah dibuat berdasarkan Laci, Guide, Folder, dsb.
1. Pos
2. Email
3. Faximile
4. Telegram
5. Kurir
6. Dan lain sebagainya.
Suart yang diterima tidak hanya satu jenis saja, di suatu instansi atau lembaga biasanya menerima surat dalam jumlah yang banyak.oleh karena itu perlua adanya pegawai Adm. perkantoran disuatu lembaga atau instansi yang terkait untuk melakukan system kearsipan pada surat yang telah diterima.
Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh atau dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Staff Penerima
Bertugas menerima semua surat dari berbagai media yang telah dijelaskan diatas, kemudian memisahkan menurut jenis surat yakni bukan surat diserahkan kepada Bagian Humas, Surat Pribadi diserahkan kepada yang bersangkutan, dan surat dinas baik Penting, Rahasia, maupun Biasa diserahkan kepada Staff Pencatat.
2. Staff Pencatat
Setelah menerima surat dari Staff Penerima yakni baik Surat Dinas Penting, Rahasia, maupun Biasa, kemudian pada Surat Dinas Penting dibuka amplopnya diambil suratnya kemudian dibaca dan dipahami isinya, setelah itu sediakan lembar Kartu Kendali rangkap 3 dan diisi kolom-kolom yang terdapat pada Kartu Kendali tersebut kecuali pada kolom Pengolah dan Tanda tangan. kemudian diserahkan kepada Staff Pengarah.
3. Staff Pengarah
Di bagian Staff Pengarah surat yang telah diterima dari Staff Pencatat dibaca isinya kemudian mengisi kolom Pengolah pada Kartu Kendali, setelah itu Kartu Kendali warna putih diambil kemudian disimpan, dan sisanya baik Surat, Amplop, beserta 2 Kartu Kendali yakni warna Merah dan Kuning diserahkan kepada Bagian Pengolah tepatnya kepada Staff Tata Usaha (TU).
4. Staff TU
Setelah surat diterima surat dibaca dan dipahami pada kolom tanda tangan dilembar Kartu Kendali diberi Tanda tangan, Kartu Kendali warna merah diambil untuk disimpan sesuai abjad dan disimpan sedangkan yang warna kuning diberikan kepada Bagian Depan yakni Staff Pengolah.
5. Staff Pengolah
Setelah menerima Kartu Kendali warna kuning dari Staff TU maka Staff Pengolah dapat memastikan bahwa surat telah sampai kepada Staff TU untuk diolah dan dapat dibuktikan dengan adanya Tandatangan dari Staff TU yang bersangkutan.
6. Staff TU
Setelah memberikan Kartu Kendali warna kuning kepada Staff Pengolah dialnjutkan dengan menyediakan Lembar Disposisi dan mengisi kolom-kolom yang terdapat pada lembar tersebut, kecuali pada kolom alamat, instruksi, dan tanda tangan. setelah itu surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan.
7. Pimpinan
Setelah pimpinan menerima Surat dari Staff TU beliau lalu membaca surat dan memahami setelah dipahami menentukan kebijakan dengan mengisi kolom -kolom yang terdapat pada lembar Disposisi yakni kolom instruksi, alamat dan tanda tangan. dan diserahkan kepada Staff yang beliau pilih.
8. Pelaksana (Staff yang dipilih oleh Pimpinan)
Setelah menerima surat beserta kartu Disposisi, pelaksana membaca surat kemudian membaca kartu disposisinya lalu melaksanakan kebijakan pimpinan yang tertera pada kartu disposisi kolom instruksi. kemudian memberi tanda DEP pada surat, setelah itu surat diberikan kepada Staff Tata Usaha, sedangkan kartu disposisi disimpan.
9. Staff Tata Usaha (TU)
Di bagian Staff Tata Usaha surat diteliti sudah ada tanda DEP atau belum, jika sudah surat dibuatkan kode arsip dan ditulis di kanan pojok atas surat dan disimpan sesuai kode simpan yang telah dibuat berdasarkan Laci, Guide, Folder, dsb.
0 komentar:
Posting Komentar