Kamis, 15 September 2011

Etika Seorang Sekretaris yang Profesional

Diposkan oleh Caby March di 18.03
Etika seorang sekretaris yang Profesional
Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional dibutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu Etika. Etika tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat istiadat. Dari sekian banyak profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi sebagai sekretaris karena sekretaris merupakan �pengelola� sumber daya perusahaan terpenting yakni pemimpin perusahaan dan manajer. Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu  secretum yang artinya rahasia, sedangkan arti sekretaris yang sebenarnya adalah yang diberi kepercayaan untuk menjada rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan. Selain itu, sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan, sehingga sekretaris disebut sebagai pembantu pimpinan. 
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris haruslah berprilaku sesuai dengan norma dan etika sebagai seorang sekretaris. Selain itu, penampilan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu memperhatikan beberapa hal dibawah ini :
1.Kondisi fisik, Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas.
2.Perawatan tubuh, Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
  a. Perawatan rambut
  b. Perawatan wajah atau muka
  c. Perawatan tangan dan kaki

dengan melakukan perawatan tersebut, akan menjadi diri kita lebih percaya diri dalam menghadapi client atasan kita, sehingga nampak sempurna di hadapan client tersebut. Selain keindahan fisik yang dinilai dari seorang sekretaris, perilaku atau etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang selanjutnya. Etika sekretari adlah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang sekretari. Etika tersebut meliputi hal � hal seperti, kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan dedikasi.
Untuk lebih jelasnya, berikut akan dijabarkan beberapa etika sekretari, yaitu :
1.Cara berbusana
2.Cara berbicara
Dalam etika berbicara, seorang sekretari harus mampu menjaga ucapannya agar tidak menyinggung orang lain. Dipastikan seorang sekretari hanya mengucapkan hal-hal penting ruang lingkup pembahasan, tidak keluar jalur misalkan, memperbincangkan masalah pribadi, bergosip, bahkan memuji-muji diri sendiri.hal utama dari seorang sekretari adalah jangan pernah memotong saat client sedang berbicara, usahakan menjadi pendengar yang baik.di saat client selesai berbicara,barulah kita menanggapi ucapan client tersebut.
3.Cara mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat.
4.Cara duduk
Atur posisi badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal dan bosan. Khusus bagi wanita menjaga agar kedua lutut tetap berdekatan.
5.Cara berjalan
Dalam hal berjalan, seorang sekretari mampu menjaga keseimbangan badan, usahakan jalan tidak dibuat-buat dan tunjukan ekspresi tanda percaya diri. Jika sedang berjalan disebuah eskalator waktu naik, pria terlebih dahulu berjalan baru disusul oleh wanita,sedangkan pada saat turun wanita terlebih dahulu kemudian barulah disusul pria.
6.Cara Makan dan Minum
Ada beberapa kaidah dalam makan sebagai seorang sekretari, misalnya Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi, pilih dan ambil makanan sesuai dengan kebutuhan. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang. Selain itu,ada beberapa kaidah dalam minu misalkan, teguk air sedikit, jangan terburu-buru, dan usahakan jangan sampai tumpah.
Kita dapat dikatakan sebagai seorang sekretari yang profesional jika telah berhasil melakukan beberapa hal beikut :
1.Mampu Menampilkan Citra Perusahaan citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.
2.Bersikap Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasan, tapi juga harus baik kepada relasidan kawan sekantor.
3.Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik. Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salah tafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.
4.Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.
5.Memahami Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.
6.Menguasai Teknoiogi dan bahasa asing Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi dan mampu berbahasa asing ini menjadi nilai tambah yang harus dimiliki seorang sekretari.
7.Mempelajari Karakter Atasan Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.Mempunyai Etika yang Baik Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9.Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.

0 komentar:

Poskan Komentar

 

Eiwien Proah. Administrasi Perkantoran © 2010 Web Design by Ipietoon Blogger Template and Home Design and Decor