Mengelola Agenda Rapat

Mengelola Agenda Rapat

Dalam dunia Adm. Perkantoran khususnya Sekretaris haruslah dipersiapkan semaksimal mungkin dalam mengagendakan acara misal Rapat di kantor atau Perusahaan.

A. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Tujuan diadakannya rapat :

1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

C. Jenis-jenis rapat

1. berdasarkan tujuan

a. rapat penjelasan

b. rapat pemecahan masalah

c. rapat perundingan

2. berdasarkan sifat

a. rapat formal

b. rapat informal

c. rapat terbuka

d. rapat tertutup

3. berdasarkan waktu

a. rapat mingguan

b. rapat bulanan

c. rapat semester

d. rapat tahunan

4. berdasarkan frekuensi

a. rapat rutin

b. rapat insidental

5. berdasarkan nama

a. rapat kerja

b. rapat dinas

c. musyawarah kerja

D. kriteria rapat :

a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

E syarat-syarat rapat yang baik

1. persipan rapat

a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. penentuan tempat

d. akomodasi

e. konsumsi

f. media/peralatan

2. pelaksanaan rapat

a. suasana rapat berlangsung tebuka

b. para peserta rapat berperan aktif

c. adanya kendali dari ketua rapat

d. hindarka debat kusir

e. bahasa harus komunikatif

f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. adanya notulen

i. acara rapat

j. media rapat

            k. waktu