Kearsipan Surat Dengan Menggunakan System Kartu Kendali

Surat yang telah diterima oleh Suatu instansi ataupun perusahaan dari berbagai media bisa melalui:
1. Pos
2. Email
3. Faximile
4. Telegram
5. Kurir
6. Dan lain sebagainya.
Suart yang diterima tidak hanya satu jenis saja, di suatu instansi atau lembaga biasanya menerima surat dalam jumlah yang banyak.oleh karena itu perlua adanya pegawai Adm. perkantoran disuatu lembaga atau instansi yang terkait untuk melakukan system kearsipan pada surat yang telah diterima.
Adapun langkah-langkah yang harus ditempuh atau dilakukan oleh pegawai yang bersangkutan sebagai berikut :
1. Staff Penerima
    Bertugas menerima semua surat dari berbagai media yang telah dijelaskan diatas, kemudian memisahkan menurut jenis surat yakni bukan surat diserahkan kepada Bagian Humas, Surat Pribadi diserahkan kepada yang bersangkutan, dan surat dinas baik Penting, Rahasia, maupun Biasa diserahkan kepada Staff Pencatat.
2. Staff Pencatat
    Setelah menerima surat dari Staff Penerima yakni baik Surat Dinas Penting, Rahasia, maupun Biasa, kemudian pada Surat Dinas Penting dibuka amplopnya diambil suratnya kemudian dibaca dan dipahami isinya, setelah itu sediakan lembar Kartu Kendali rangkap 3 dan diisi kolom-kolom yang terdapat pada Kartu Kendali tersebut kecuali pada kolom Pengolah dan Tanda tangan. kemudian diserahkan kepada Staff Pengarah.
3. Staff Pengarah
    Di bagian Staff Pengarah surat yang telah diterima dari Staff Pencatat dibaca isinya kemudian mengisi kolom Pengolah pada Kartu Kendali, setelah itu Kartu Kendali warna putih diambil kemudian disimpan, dan sisanya baik Surat, Amplop, beserta 2 Kartu Kendali yakni warna Merah dan Kuning diserahkan kepada Bagian Pengolah tepatnya kepada Staff Tata Usaha (TU).
4. Staff TU
    Setelah surat diterima surat dibaca dan dipahami pada kolom tanda tangan dilembar Kartu Kendali diberi Tanda tangan, Kartu Kendali warna merah diambil untuk disimpan sesuai abjad dan disimpan sedangkan yang warna kuning diberikan kepada Bagian Depan yakni Staff Pengolah.
5. Staff Pengolah
    Setelah menerima Kartu Kendali warna kuning dari Staff TU maka Staff Pengolah dapat memastikan bahwa surat telah sampai kepada Staff TU untuk diolah dan dapat dibuktikan dengan adanya Tandatangan dari Staff TU yang bersangkutan.
6. Staff TU
    Setelah memberikan Kartu Kendali warna kuning kepada Staff Pengolah dialnjutkan dengan menyediakan Lembar Disposisi dan mengisi kolom-kolom yang terdapat pada lembar tersebut, kecuali pada kolom alamat, instruksi, dan tanda tangan. setelah itu surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada Pimpinan.
7. Pimpinan
    Setelah pimpinan menerima Surat dari Staff TU beliau lalu membaca surat dan memahami setelah dipahami menentukan kebijakan dengan mengisi kolom -kolom yang terdapat pada lembar Disposisi yakni kolom instruksi, alamat dan tanda tangan. dan diserahkan kepada Staff yang beliau pilih.
8. Pelaksana (Staff yang dipilih oleh Pimpinan)
    Setelah menerima surat beserta kartu Disposisi, pelaksana membaca surat kemudian membaca kartu disposisinya lalu melaksanakan kebijakan pimpinan yang tertera pada kartu disposisi kolom instruksi. kemudian memberi tanda DEP pada surat, setelah itu surat diberikan kepada Staff Tata Usaha, sedangkan kartu disposisi disimpan.
9. Staff Tata Usaha (TU)
    Di bagian Staff Tata Usaha surat diteliti sudah ada tanda DEP atau belum, jika sudah surat dibuatkan kode arsip dan ditulis di kanan pojok atas surat dan disimpan sesuai kode simpan yang telah dibuat berdasarkan Laci, Guide, Folder, dsb.

Mengelola Dana Kas Kecil

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil ( Petty Cash Fund ).

Soemarso ( 2004 ) mendefinisikan dana kas kecil sebagai berikut :
”sejumlah uang tunai tertentu yang disisihkan dalam perusahaan dan digunakan untuk melayani pengeluaran-pengeluaran tertentu. Biasanya pengeluaran-pengeluran yang dilakukan melalui dana kas kecil adalah pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak besar, pengeluaran-pengeluaran lain dilakukan dengan bank ( dengan cek )”.
Dari kutipan di atas jelas bahwa dana ini hanya diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Oleh sebab itu perusahan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa dilakukan dengan menggunakan dana tersebut, karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan dana kas kecil. Tetapi ada perkiraan-perkiraan karena alasan tertentu tidak dibayarkan dengan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil.
Dalam sebuah perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan, karena setiap pengeluaran yang relatif kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek disebabkan penarikan cek memebutuhkan waktu yang lama. Akan tetapi dengan adanya dana kas kecil semua pengeluaran tersebut dapat dilakukan dengan segera. Biasanya pengeluaran yang termasuk dalam dana kas kecil itu sifatnya pengeluaran rutin. Adapun pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil adalah biaya-biaya:
- Biaya makan minum
- Biaya perlengkapan
- Biaya keperluan kantor
- Serta biaya-biaya lainnya.
Karena fungsinya yang demikian penting, maka pada perusahaan yang berukuran menengah besar, dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan yang mutlak harus ada. Dapat dibayarkan betapa tidak efesiennya apabila dana kas kecil ini tidak disediakan anggarannya oleh perusahan tersebut, karena pada saat akan melakukan pengeluaran uang harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu. Tapi kalau perusahaan tersebut menyediakan anggaran bagi dana kas kecil, maka setiap melakukan pengeluaran yang kecil-kecil tidak harus menunggu pencairan cek terlebih dahulu tetapi bisa langsung pembayarannya mengunakan dana kas kecil tadi.
Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.
Dalam mengelola dana kas kecil ada dua metode yang bisa digunakan yaitu Imprest Fund Method dan Fluctuation Method.
a. Imprest Fund Method
Pada sistem Imprest Fund, Baridwan ( 1992 ) mendefinisikan : ”Didalam sistem ini jumlah dana dalam rekening kas kecil selalu tetap, yaitu sebesar cek yang diserahkan kepada kasir kas kecil untuk untuk membentuk dana kas kecil ”
Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat diperjelas bahwa pada sistem Imprest Fund jumlah dana kas kecil selalu konstan dan tidak berubah-ubah. Biasanya kas kecil ini diisi dengan sejumlash uang yang telah ditetapkan untuk keperluan pembayarn-pembayaran selama jangka waktu tertentu, misalnya satu minggu, dua minggu, ataupun sebulan. Bilamana jangka waktunya telah habis dan jumlah uang dalam kas kecil pun telah menipis, maka kas kecil diisi kembali dengan menarik dana dari kas besar sampai dengan jumlah dana yang telah ditetapkan besarnya. Untuk setiap pengisian kembali dana kas kecil, pemegagang kas kecil selalu melampirkan kas kecil serta bukti-bukti pendukungnya.
Walaupun secara teoritis ada dua sistem penggelolaan deana kas kecil, tetapi dalam kenyataanya hampir semua perusahaan yang telah membentuk dana kas, mengelolanya dengan sistem imprest dengan alasan untuk mempermudah pengawasan.
Dari penjelasan tersebut maka jelaslah bahwa dana kas kecil yang dikelola dengan sistem Imprest Fund menghasilkan beberapa keuntungan bagi pihak perusahaan yaitu untuk mempermudah pengawasan, perhitungan dan pertaggung jawaban (Accountabilities).
b. Fluctuation Method
Menurut Baridwan ( 1992 ) Fluctuation Method dikatakan ” Dalam sistem fluktuasi saldo rekening kas kecil tetap, tetapi berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisisan kembali dan pengeluran- pengeluaran dari kas kecil ”.
Dari definisi diatas maka dapat kita ambil kesimpulan bahwa Fluctuation Method merupakan suatu sistem penggeloalaan dana kas kecil yang saldo rekeningnya tidak tetap dan tergantung pada besar kecilnya pengeluaran yang terjadi untuk periode tertentu, misalnya dalam waktu dua minggu, sebulan dan sebagainya.
Pada sistem ini rekening kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo pada setiap saat sebesar jumlah dana kas kecil yang ada ditangan pemegang dana kas kecil.
Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil
a. Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah mentaksir jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 150.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:
Kas kecil Rp. 150.000,-
Kas/Bank Rp. 150.000,-
Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank ( yang dimaksud kas di sini adalah kas besar ).
b. Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil
Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil ( petty cash record ). Tabel 1-1 memperlihatkan contoh bukti pengeluaran kas kecil (petty cash voucher ). Tabel 1-2 memperlihatkan contoh kas kecil (petty cash record).

Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan

A. Mengatur Perjalanan Dinas Atau Bisnis Pimpinan
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan atau pejabat sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya.
Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
1. Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
2. Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
3. Mengatur tanggal keberangkatan.
4. Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
5. Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
6. Mempersiapkan keperluan keuangan.
Perencanaan yang baik serta perhatian sekretaris, sepenuhnya sangat mempengaruhi keberhasilan perjalanan pimpinan. Berikan kepada pimpinan Anda rencana perjalanan yang terperinci dan lengkap dengan daftar acara pertemuan.
Maksud dan tujuan perjalanan dinas harus jelas, sehingga dapat ditetapkan suatu rencana yang baik dalam rangka mencapai tujuan perjalanan dinas.
B. Persiapan
Pertama–tama yang harus dilakukan sekretaris dalam mempersiapkan perjalanan dinas pimpinannya hendaklah mempersiapkan antara lain :
1. Surat tugas atau surat perintah dari pejabat yang berwenang agar sekretaris mengetahui pimpinan atau karyawan akan mengadakan perjalanan dinas, tujuannya dan persiapan apa yang perlu diperlukan.
2. Paspor
Paspor adalah dokumen perjalanan yang diberikan kepada seorang warga negara yang diberi izin untuk meninggalkan negara dan untuk pergi kenegara – negara tertentu. Paspor merupakan persyaratan pokok bila akan berpergian keluar negeri sebab merupakan tanda pengenal yang harus ditinjukkan dan distempael diperbatasan suatu negara atau dibandara paspor dibuat dikantor imigrasi.
Syarat - syarat membuat laporan adalah :
1. Akte Kelahiran
2. Karu Keluarga
3. KTP ( Keterangan warga negara).
3. Visa.
Visa adalah tanda izin yang dicap pada lembaran – lembaran paspor untuk mengunjungi suatu negara dalam waktu tertentu. Visa dapat diperoleh dari konsulat atau kedutaan negara yang bersangkutan.
4. Yellow Card ( Kartu Kesehatan )
Yellow Card adalah kartu kesehatan yang dikeluarkan oleh dinas kesehatan pemerintah untuk diberikan kepada warga negara yang akan keluar negeri.
5. Keuangan
persiapan keperluan keuangan pimpinan selama dalam perjalanan sesuai dengan mata uang negara yang akan dikunjungi harus dipersiapkan. Juga harus disipakan pembayaran fiskal (pajak) untuk mereka yang berkunjung ke luar negeri.
6. Siapkan semua
Kebutuhan pimpinan dan disatukan dalam satu tempat. Dan buat check list atas barang dokumen yang harus dibawa agar tidak ada yang tertinggal.
C. Laporan Sekembalinya Pimpinan dari Perjalanan Dinas
Sekretaris membuat laporan pertanggungjawaban atas biaya–biaya yang dikeluartkan oleh perusahaan yang telah dikeluarkan pimpinan selama perjalanan. Semua biaya–biaya yang sudah dikeluarkan dihitung, apabila ada biaya – biaya kelebihan harus dikembalikan dan bila kekurangan maka perusahaan membayar kekurangannya.

Mengelola Agenda Rapat

Mengelola Agenda Rapat

Dalam dunia Adm. Perkantoran khususnya Sekretaris haruslah dipersiapkan semaksimal mungkin dalam mengagendakan acara misal Rapat di kantor atau Perusahaan.

A. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Tujuan diadakannya rapat :

1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

C. Jenis-jenis rapat

1. berdasarkan tujuan

a. rapat penjelasan

b. rapat pemecahan masalah

c. rapat perundingan

2. berdasarkan sifat

a. rapat formal

b. rapat informal

c. rapat terbuka

d. rapat tertutup

3. berdasarkan waktu

a. rapat mingguan

b. rapat bulanan

c. rapat semester

d. rapat tahunan

4. berdasarkan frekuensi

a. rapat rutin

b. rapat insidental

5. berdasarkan nama

a. rapat kerja

b. rapat dinas

c. musyawarah kerja

D. kriteria rapat :

a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

E syarat-syarat rapat yang baik

1. persipan rapat

a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. penentuan tempat

d. akomodasi

e. konsumsi

f. media/peralatan

2. pelaksanaan rapat

a. suasana rapat berlangsung tebuka

b. para peserta rapat berperan aktif

c. adanya kendali dari ketua rapat

d. hindarka debat kusir

e. bahasa harus komunikatif

f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. adanya notulen

i. acara rapat

j. media rapat

            k. waktu

Ilmu yang didapat di SMK program Adm. Perkantoran

               1. Keterampilan Komputer dan Pengelolaan Informasi (Sebagian)

a) Mampu mengoperasikan komputer PC

b) Mampu mengoperasikan sistem operasi soft ware

c) Mampu menggunakan teknologi komputer untuk mengolah data, keperluan sehari-hari serta keperluan yang terkait dengan kebutuhan dunia kerja

d) Mampu mengoperasikan PC dalam suatu jaringan serta mengoperasikan web design 

2. Kewirausahaan

a) Mampu mengidentifikasi kegiatan dan peluang usaha dalam kehidupan sehari-hari, terutama yang terjadi di lingkungan masyarakatnya

b) Menerapkan sikap dan perilaku wirausaha dalam kehidupan sehari-hari di lingkungan masyarakatnya

c) Memahami sendi-sendi kepemimpinan dan mampu menerapkannya dalam kehidupan sehari-hari serta menerapkan perilaku kerja prestatif dalam kehidupannya

d) Mampu merencanakan sekaligus mengelola usaha kecil/mikro dalam bidangnya

3. Dasar Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran

a) Pengetahuan Dasar Manajemen

b) Pengetahuan Dasar Akuntansi

c) Pengantar Administrasi Kantor

4. Kompetensi Kejuruan Administrasi Perkantoran

a) Kerjasama dengan kolega-kolega dan pelanggan-pelanggan

b) Mengikuti prosedur keamanan, keselamatan, dan kesehatan kerja

c) Berkomunikasi melalui telepon

d) Memberikan pelayanan kepada pelanggan

e) Mengaplikasikan dasar komunikasi

f) Mengikuti aturan kerja sesuai dengan lingkungan kerja

g) Menjaga dan melindungi budaya kerja

h) Melakukan prosedur administrasi

i) Menggunakan peralatan kantor

j) Menangani penggandaan dan pengumpulan dokumen

k) Merencanakan dan melakukan pertemuan

l) Menangani surat masuk dan surat keluar

m) Membuat dan menjaga sistem kearsipan untuk menjamin integritas

n) Mencatat dikte untuk menghasilkan naskah

o) Menciptakan dan menghasilkan dokumen

p) Menghasilkan dokumen sederhana

q) Mengatur perjalanan bisnis

r) Memproses transaksi keuangan

Contoh Surat

Surat Permintaan Penawaran Barang 

PT USAHA JAYA

Jl. Cemara Timur No. 99 ( (021) 123456

JAKARTA

 

No       : 021/UJ-PD1.1/I/10                                        29 Januari 2010

Lamp   : 1 lembar

Hal       : Permintaan Penawaran

Kepada

Yth. Direktur PT PUTRA MERDEKA JAYA ABADI

Jl. Merdeka Raya No. 55

Solo

Dengan hormat,

            Dengan surat ini kami meminta Saudara untuk mengirimkan surat Penawaran barang dengan merek terbaru yang Saudara miliki beserta Daftar Harga Barangnya. Kami minta Surat Saudara dikirim secepatnya ke perusahaan kami sebelum dua minggu setelah kami kirimkan surat ini.

            Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih.

                                                                                                Hormat kami,

                                                                                                Ir. Soetomo Bagus Aji

                                                                                                Direktur

Surat penawaran block style

PT INDOTAMA

KOMPLEK  JAYA BLOCK DD-04

Jln. Cemara Selatan No. 04 Telp. (0270)322444

SOLO

 

No       : 04/IN/I/2010                                                             12 Januari 2010

Lamp   : 1 helai

Hal       : Penawaran Barang

Kepada

Yth. Direktur PT Sentosa Abadi

Jln. Adi Sucipto No. 39

Jogjakarta

Dengan hormat,

Bersamaan dengan surat Saudara yang dikirimpada tanggal 20 Desember 2009

Dengan No : 12/SA/XII/09 perihalk Permintaan Penawaran Barang.

Dengan surat ini kami lampirkan daftar harga barang-barang yang kami tawarkan kepada  Perusahaan Saudara dengan merek terbaru dari Perusahaan kami yaitu “campion”. Untuk memenuhi permintaan Saudara kami tawarkan bahwa pengiriman barang bias dilakukan setelah kami menerima surat pesanan Saudara disertai dengan pembayaran 50 %. Semua barang yang akan kami kirim  dipak menggunakan kertas karton dan dilapisi dengann plastic yang menjamin keselamatan barang sampai tempat tujuan Saudara.

Demikian surat penawaran dari kami, atas perhatian dan keterlibatannya kami mengucapkan terima kasih.

                                                                                                Direktur PT INDOTAMA

                                                                                                Cahyani Putri, SE

Surat Pesanan

Toko Person

Butik Graha Indah Cempaka

Jln. Cempaka Raya No. 05 '(0271)512345

Jakarta

 

No        : 005/TP/V/2009                                                                   02 Oktober 2009

Lamp    : 1 Lembar

Hal        : Pesanan baju dan kain Batik

Kepada

Pimpinan PT Batik Semar

Jln. Slamet Riyadi No. 03

Surakarta

Dengan hormat,

Berdasarkan dengan iklan majalah Gaul yang terbit pada hari senin tanggal 25 September 2009 termuat beberapa  model baju dan kain Batik dengan corak terbaru. Sehubungan dengan itu kami memesan beberapa barang sebagai berikut:

1.      10 stel Baju Batik “semar mendem”                             :Rp. 250.000 

                            Ukuran “S” @ Rp. 25.000

2.      5 stel Baju Batik “semar mendem”                               :Rp. 150.000

Ukuran “M” @ Rp. 30.000

3.      5 stel Baju Batik “Anjasmara”                                      :Rp. 200.000

Ukuran  “L” @ Rp.40.000

4.      10 Kain Batik “Telur Ceplok”                                       :Rp. 500.000 +

                             Ukuran  20 x 15 @ Rp. 50.000

                                                                                              Rp. 1.100.000

Terbilang (satu juta seratus ribu rupiah)

Pembayara sebesar 50% dari harga pembayaran diatas telah kami kirimkan melalui Bank Danamon cabang Jakarta dan terlampir copy pembayaran.

Kami minta agar barang-barang tersebut Saudara kirimkan dua minggu setelah kami kirim surat ini dan kami harapkan tanggal 16 Oktober 2009 telah kami terima dan tak lupa kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                            Hormat kami,

                                                                                                            Wiwin Puji. L

                                                                                                            Durektur 

 

SURAT PENGIRIMAN PESANAN

PT. BATIK SEMAR

Jln. Slamet Riyadi No. 03

Surakarta

 

No        : 009/VIII/2009                                                                   03 Oktober 2009

Lamp    : 1 Lembar

Hal        : Pengiriman Baju dan Kain Batik

Toko Person

Butik Graha Indah Cempaka

Jln. Cempaka No.05

Jakarta

Dengan hormat,

Kami beritahukan bahwa pesana Saudara berupa 10 stel Baju Batik “semar mendem”  Ukuran “S”, 5 stel Baju Batik “semar mendem” Ukuran “M”, 5 stel Baju Batik “Anjasmara” Ukuran  “L”, 10 Kain Batik “Telur Ceplok” Ukuran  20 x 15 melalui surat Nomor 005/TP/V/2009, telah kami kirimkan hari ini dengan Mobil Box dengan Plat Nomor AD 1234 AE.

Seluruh Barang kami kemas dengan kertas karton dilapisi plastic. Tiap kardus karton kami beri nomor urut BS I sampai  BS IV.

Bersamaan ini pula kami kirimkan dokumen barang berupa 4 lembar faktur, 1 lembar daftar pengepakan (packing list), 2 lembar konesemen, dan  4 lembar kuintansi.

Kami harap sisa pembayaran 50% lagi segera dikirimkan melalui Bank Bukopin.

Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.

                                                                                               

Hormat kami,

                                                                                               

                                                                                                Wiwin Puji. L

                                                                                                Manajer           

Surat Pengaduan official lama

PT SENTOSA ABADI

GRAHA INDAH CEMPAKA

Jln. Adi Sucipto No. 39 Telp. (0273) 512345

JOGJAKARTA

 

No       : 12/SA-023/2010                                            05 Februari 2010

Lamp   : -

Hal       : Pengaduan karena barang tidak sesuai

                                                                                                Kepada

                                                                                    Yth. Direktur PT Indotama

                                                                                                Jln. Cemara Sel No. 04

                                                                                                            Solo

Dengan hormat,

            Dengan surat ini kami beritahukan kepada Saudara bahwa barang berupa Laptop telah kami terima pada Tanggal 04 Februari 2010 dan diantar dengan pelayanan yang memuaskan.

            Setelah kami terima dan kami memeriksa ternyata barang pada peti LH 2 tersebut tidak dapat dipergunakan atau telah rusak, dan terdapat goresan disetiap sisi bagian Laptop.

            Oleh karena itu kami minta pertanggung jawaban dari saudara atas kerugian yang kami terima. Mengingat sisa pembayaran telah kami kirimkan melalui Bank yang Saudara tentukan.

            Atas perhatian dan pengertiannya kami ucapkan terima kasih.

                                                                                                Direktur PT INDOTAMA

                                                                                                Sari Ayu P

 

Definisi & Pengertian Administrasi dari Para Ahli

Pengertian dan Definisi Administrasi Menurut Para Ahli

Administrasi pada intinya melingkupi seluruh kegiatan dari pengaturan hingga pengurusan sekelompok orang yang memiliki diferensiasi pekerjaan untuk mencapai suatu tujuan bersama. Administrasi dapat berjalan dengan sua atau banyak orang terlibat di dalamnya

Sebagian besar literatur menggunakan istilah administrasi perkantoran dan manajemen perkantoran untuk menyebut administrasi.


Berikut ini pengertian dan definisi administrasi menurut beberapa ahli:

# ULBERT
Administrasi secara sempit didefinisikan sebagain penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis baik internal maupun eksternal dengan maksud menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian administrasi secara sempit ini lebih dikenal dengan istilah Tata Usaha

# WH EVANS
Administrasi adalah fungsi yang menyangkut manajemen  dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan mengenai pengolahan bahan keterangan, komunikasi, dan ingatan organisasi

# ARTHUR GRAGER
Administrasi adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi

# WILLIAM LEFFINGWELL dan EDWIN ROBINSON
Administrasi adalah cabang ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien, kapan, dan dimana pekerjaan itu harus dilakukan

# GEORGE TERRY
Administrasi adalah perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

(indahf/Carapedia)

Pencarian Terbaru (100)

Pengertian administrasi. Pengertian administrasi menurut para ahli. Pengertian administrasi menurut ahli. Pengertian administrasi perkantoran menurut para ahli. Definisi administrasi menurut ahli. Definisi administrasi. Definisi administrasi menurut para ahli.

Definisi organisasi menurut para ahli. Pengertian administrasi perkantoran. Pengertian administrasi menurut beberapa ahli. Fb. Administrasi menurut para ahli. Definisi administrasi negara. Pengertian pemerintahan menurut para ahli.

Definisi ilmu administrasi menurut para ahli. Administrasi adalah. Pengertian kantor menurut para ahli. Pengertian ilmu administrasi. Fungsi negara menurut para ahli. Pengertian administrasi negara menurut para ahli. Definisi pemerintahan menurut para ahli.

Arti administrasi menurut para ahli. Administrasi menurut ahli. Pakar pakar ilmu pemerintahan. Fungsi negara menurut 5 ahli. Tujuan negara menurut para ahli. Pengertian administrasi olahraga. Definisi menurut para ahli.

Pengertian perkantoran. Definisi ilmu administrasi. Para ahli administrasi. Pengertian ilmu administrasi negara. Definisi kantor menurut para ahli. Pengertian pekerjaan kantor. Fungsi administrasi menurut para ahli.

Definisi ilmu administrasi negara menurut para ahli. Pengertian administrasi menurut para ahli administrasi. Pengertian asdministrasi menurut para ahli. Defenisi administrasi menurut para ahli. Definisi administrasi negara menurut para ahli. Pengertian pengelolaan menurut para ahli. Definisi administrasi publik.

Pengertian administrasi menurut para pakar. Defenisi administrasi. Ahli ahli administrasi. Konsep administrasi. Pengertian administrasi secara sempit. Defenisi defenisi para ahli administrasi. Pengertian pekerjaan menurut para ahli.

Administrasi menurut seni. Pengertian ilmu pemerintahan menurut beberapa ahli. Pengertian ilmu resep. Pengertian adminitrasi menurut para ahli. Administrasi. Pengertian administrasi negara. Definisi ilmu administrasi negara.

Arti negara menurut pakar atau ahli. Pengertian administrasi kantor. Pengertian administrasi para ahli. Defenisi administrasi negara menurut para ahli. Pengertian arti negara menurut para ahli. Definisi administrasi menurut para pakar. Pengertian adminitrasi.

Pengertian manajemen perkantoran pemerintah. Pengertian administrasi menurut seni. Definisi administrasi menurut ahli indonesia. Pengertian administrasi dari beberapa ahli. Pengertian dan defenisi ilmu pemerintahan menurut para ahli. Pengertian negara menurut beberapa ahli negara. Definisi administrasi perkantoran.

Pengertian administrasi yang dikemukakan oleh ahli ahli administrasi. Pengertian definisi bangsa menurut para ahli. Pengertian informasi dan komunikasi menurut para ahli. Fungsi negara menurut ahli. Artikel administrasi perkantoran. 5 definisi administrasi negara menurut para ahli. Pengertian administrasi perkantoran menurut ahli.

Devinisi administrasi menurut para ahli. Arti negara menurut pakar alih. Pengertian perkantoran menurut para ahli. Ahli ilmu pemerintahan. Pengertian administrasi publik. Ahli administrasi. Pengertian definisi adminitrasi menurut para ahli.

Konsep ilmu administrasi. Artikel pengertian manajemen menurut para ahli. Administrasi negara menurut para ahli. Pengertian ilmu administrasi publik. Pengertian administrasi perkantoran adalah. Fungsi administrasi usaha menurut para ahli. Pengertian administrasi ahli.

Apa itu ilmu pemerintahan menurut para ahli. Pengrtian administrasi menurut para ahli. Konsep pengertian ilmu administrasi negara menurut para ahli. Pengertaian administrasi yang di kemukakan oleh para ahli. Pengertian arti nrgara menurut 20 para ahli. Pengertian administrasi negara menurut ahli. Pengertian administrasi menurut para ahli dan pakar.

Definisi ilmu pemerintahan menurut ahli. Devinsi menurut ahli.

Etika Seorang Sekretaris yang Profesional

Etika seorang sekretaris yang Profesional

Dalam pergaulan hidup bermasyarakat, bernegara, hingga tingkat internasional dibutuhkan suatu sistem yang mengatur bagaimana seharusnya manusia bergaul. Sistem pergaulan tersebut dapat kita katakan sebagai suatu Etika. Etika tersebut dimaksud sebagai pedoman pergaulan untuk menjaga kepentingan masing-masing yang terlibat dalam lingkungan tersebut tanpa melanggar adat istiadat. Dari sekian banyak profesi yang berubah cepat di era masa kini, salah satunya adalah profesi sebagai sekretaris karena sekretaris merupakan �pengelola� sumber daya perusahaan terpenting yakni pemimpin perusahaan dan manajer. Sekretaris berasal dari bahasa latin yaitu  secretum yang artinya rahasia, sedangkan arti sekretaris yang sebenarnya adalah yang diberi kepercayaan untuk menjada rahasia atau segala hal penting oleh pimpinan atau perusahaan. Selain itu, sekretaris juga dapat diartikan sebagai seseorang yang tugasnya membantu dan meringankan beban tugas pimpinan, sehingga sekretaris disebut sebagai pembantu pimpinan. 
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris haruslah berprilaku sesuai dengan norma dan etika sebagai seorang sekretaris. Selain itu, penampilan untuk dapat melaksanakan tugas dengan baik dan dapat menampilkan diri secara terampil perlu memperhatikan beberapa hal dibawah ini :
1.Kondisi fisik, Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun kuantitas.
2.Perawatan tubuh, Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
  a. Perawatan rambut
  b. Perawatan wajah atau muka
  c. Perawatan tangan dan kaki

dengan melakukan perawatan tersebut, akan menjadi diri kita lebih percaya diri dalam menghadapi client atasan kita, sehingga nampak sempurna di hadapan client tersebut. Selain keindahan fisik yang dinilai dari seorang sekretaris, perilaku atau etika seorang sekretaris adalah titik ukur yang selanjutnya. Etika sekretari adlah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan oleh seorang sekretari. Etika tersebut meliputi hal � hal seperti, kejujuran, kesetiaan, tanggung jawab dan dedikasi.
Untuk lebih jelasnya, berikut akan dijabarkan beberapa etika sekretari, yaitu :
1.Cara berbusana
2.Cara berbicara
Dalam etika berbicara, seorang sekretari harus mampu menjaga ucapannya agar tidak menyinggung orang lain. Dipastikan seorang sekretari hanya mengucapkan hal-hal penting ruang lingkup pembahasan, tidak keluar jalur misalkan, memperbincangkan masalah pribadi, bergosip, bahkan memuji-muji diri sendiri.hal utama dari seorang sekretari adalah jangan pernah memotong saat client sedang berbicara, usahakan menjadi pendengar yang baik.di saat client selesai berbicara,barulah kita menanggapi ucapan client tersebut.
3.Cara mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat.
4.Cara duduk
Atur posisi badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal dan bosan. Khusus bagi wanita menjaga agar kedua lutut tetap berdekatan.
5.Cara berjalan
Dalam hal berjalan, seorang sekretari mampu menjaga keseimbangan badan, usahakan jalan tidak dibuat-buat dan tunjukan ekspresi tanda percaya diri. Jika sedang berjalan disebuah eskalator waktu naik, pria terlebih dahulu berjalan baru disusul oleh wanita,sedangkan pada saat turun wanita terlebih dahulu kemudian barulah disusul pria.
6.Cara Makan dan Minum
Ada beberapa kaidah dalam makan sebagai seorang sekretari, misalnya Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi, pilih dan ambil makanan sesuai dengan kebutuhan. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang. Selain itu,ada beberapa kaidah dalam minu misalkan, teguk air sedikit, jangan terburu-buru, dan usahakan jangan sampai tumpah.
Kita dapat dikatakan sebagai seorang sekretari yang profesional jika telah berhasil melakukan beberapa hal beikut :
1.Mampu Menampilkan Citra Perusahaan citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena posisi ini adalah tangan kanan atasan, maka harus mampu menampilkan citra perusahaan yang baik.
2.Bersikap Baik dan Bertanggung Jawab Sekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasan, tapi juga harus baik kepada relasidan kawan sekantor.
3.Mempelajari dimanika organisasi, memahami wewenang atau tanggung jawab dengan baik. Jangan sampai kurang jelas memahami instruksi, yang menjadikan salah tafsir. Mencari cara kerja baru yang lebih efektif sebagai cara baru untuk memecahkan persoalan. Perubahan semacam itu dapat menghilangkan rutinitas atau sifat menonton suatu pekerjaan.
4.Pandai Menjaga Rahasia Sebagai tangan kanan Atasan dan selalu mendapat kepercayaan dari atasan, Sekretaris harus pandai menjaga rahasia perusahaan maupun rahasia pribadi sang atasan.
5.Memahami Accounting dan Pembukuan Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai, agar bisa melakukan pembukuan kantor dengan baik.
6.Menguasai Teknoiogi dan bahasa asing Sekretaris bukan hanya harus pandai berdandan, tapi juga harus up date terhadap kemajuan teknologi, misalnya teknologi informasi dan mampu berbahasa asing ini menjadi nilai tambah yang harus dimiliki seorang sekretari.
7.Mempelajari Karakter Atasan Kenalilah karakter atasan agar Anda tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan.
8.Mempunyai Etika yang Baik Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan.
9.Pandai Berbicara di Depan Publik Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itu, ia harus bisa belajar berbicara dengan publik atau pada saat meeting.